eDOC - Dokumenten Management in SAP

eDOC - Dokumenten-Management in SAP

eDOC-EinstiegsmaskeAn Dokumentenverwaltungssystemen mangelte es nicht auf dem Markt. Doch unsere Lösung unterscheidet sich in einem Punkt grundlegend von allen anderen verfügbaren Lösungen:

eDOC ist direkt in SAP R/3 integriert

Dies ermöglicht eine effektive, zeitsparende und prozessintegrierte Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Die zu bearbeitenden Dokumente liegen dabei entweder in elektronischer Form (z.B. als E-Mail, Word-Dokument, Excel-Tabelle) oder in Papierform (Posteingang, Fax) vor. Dokumente, die auf dem Postweg eingehen, werden digitalisiert und als Datensatz in eDOC weiterverarbeitet.

Dokumente werden in eDOC entlang der Prozesskette für nachfolgende Aufgaben bereitgestellt. Die Anwender werden dabei über die ihnen zugeordneten Dokumente und Aufgaben per Workflow informiert und automatisch mit allen notwendigen Daten, Funktionen, Nachrichten und Informationen versorgt.

Office-Dateien, Bilder, Fotos oder die eingehende Post werden direkt in SAP abgelegt, klassifiziert und zur weiteren Verarbeitung über den gesamten Lebenszyklus hinweg bereitgestellt. Alle Änderungen werden dabei Änderungsbelegen protokolliert. Die Ablage erfolgt in SAP Content Servern oder in eingebundenen Archiven. Elektronisch archivierte Dokumentenoriginale können von allen Mitarbeitern auf Knopfdruck angezeigt und weiterverarbeitet werden. Dies erspart das zeit- und nervenraubende Nachfragen und Suchen nach wichtigen Informationen zu einem bestimmten Prozess.

Scannen von Papierdokumenten

Briefe, Rechnungen, technische Spezifikationen und andere Dokumente können über einen Scanner erfasst, klassifiziert und verschlagwortet und als Dokument im elektronischen Archiv gespeichert werden.

eDOC-Funktionen auf einen Blick

Beliebige Dokumente erfassen, bearbeiten, klassifizieren, anzeigen und sichern

Dokumente schnell finden über Volltextsuche oder strukturierte Suche über Stammdaten, Merkmale oder Verknüpfungen

Dokumente versionieren und kontrolliert ändern Unternehmensweiter Zugriff auf aktuelle Dokumentenversionen
Dokumente per Workflow in den Informationsfluss eines Unternehmens einbinden Verwaltung von Dokumenten und verknüpften SAP-Objekten in Ordnern und Mappen
Vollständige Integration in SAP ohne Schnittstellen zu Drittsystemen Verwaltung von Dokumenten über deren gesamten Lebenszyklus in einem einzigen System

Ablage und Archivierung von Dokumenten-Originalen in Langzeitarchiven oder im SAP Content Server

Verteilung von Dokumenten per Workflow
E-Mails können direkt aus Outlook als Dokument in SAP abgelegt werden Workgroup-Lösung mit Integration von Microsoft Outlook und Microsoft Exchange
Systemweiter Zugriff auf Dokumente von allen Workstations aus in Sekundenschnelle Intelligente Dokumentenlisten wie z.B. automatische Tagespostliste
Leistungsfähige Volltextsuche über Metadaten und Dokumentinhalte Spezielle Funktionen für Massenscans und mehrfaches Anlegen von Dokumenten
Vermeidung von Medienbrüchen durch Digitalisierung von Papierpost Hoher Sicherheitsstandard und Zugriffsschutz durch das anerkannte SAP-Sicherheits- und Berechtigungskonzept
Anlegen von eigenen Dokumenten-Favoriten Schnellzugriff auf die letzten 30 Dokumente
Schutz vor Fremdzugriffen über Vertraulichkeitsfunktion

Auswertungen von Dokumentenrecherchen als Excel-Tabellen weiterverwendbar